Ostolaskulla rekisteröidään toimittajalta vastaanotetut tuotteet varastoon. Ostolasku voidaan hyväksyä joko ostolaskun vastaanotolla tai itsenäisenä asiakirjana.
Ostolaskun luominen ostotilauksista on mahdollista valitsemalla Osto/OSTOT -> Luo Ostolasku/Ostolaskut Lisää
Tai ostotilauksen oikeassa alakulmassa Vastaanota ostotilaus painikkesta.
Jos haluat luoda yhden koontiostolaskun useata ostotilauksesta on se mahdollista valitsemalla tarvitut ostotilaukset ja valitsemalla oikeasta alakulmasta "Vastaanota ostotilaukset”, mutta koontilaskuun ei siirretä ostotilauseten lisätietoja, koska eri ostotilauksilla voi olla toisistaan poikkeavat lisäkustannukset, asiakastiedot, toimittajatiedot, valuutat jne.
Uuden ostolaskun luominen
Kun lisäät uusia ostolaskuja, tai kokoat nämä aikaisemmista ostotilauksista, voi muutoksia tehdä aina ennen kuin dokumentti on hyväksytty.
Kun tuotteita saapuu enemmän tai vähemmän kuin ostotilauksessa oli, voidaan ne lisätä tai vähentää ostolaskulta ennen sen hyväksymistä. Voit myös muuttaa ostohintoja ja -alennuksia jne.
Mikäli ostotilaukseen on lisätty lisätietoja, kuten lisäkustannukset, asiakastiedot jne., ne siirtyvät ostolaskulle, kun ostolasku muodostetaan vain yhdestä ostotilauksesta. Kaikki tarvittavat lisätiedot voidaan lisätä varsinaiselle ostolaskulle.
Ostolaskua laadittaessa on käsin lisättävä ostolaskun numero, toimittaja ja varasto, johon tuotteiden saldot rekisteröidään. Lisää tuottet tuoteriveille, tuotteiden hakuehtoina voit käyttää tuote- tai EAN-koodeja tai nimeä tai nimen osaa.
Kun tuotteet ja määrät on lisätty dokumenttiin, voit siirtyä lisätietoihin.
Yleiset tiedot otsikon alle lisätään automaattisesti dokumentin tila, laatija ja valuutta, jotka voidaan tarvittaessa muuttaa. Halutessasi voit lisätä viitenumeron ja projektin ("Projekti "on erillinen lErplyn isäosa ), johon ostolasku kuuluu. Varastotapahtuman päivämäärä tulee automaattisesti ostolaskun hyväksymisen päivämäärän mukaan ja eikä sitä voi myöhemmin muuttaa (ts. se on varastotapahtuman päivämäärä).
Toimittajan tiedot lisätään automaattisesti, jos olet valinnut toimittajan ostotilauksessa ja toimittajan tiedoihin on lisätty yhteyshenkilö ja osoitetiedot.
Maksutiedoista voi lisätä ostolaskun eräpäivän päivinä tai päivämäärällä. Maksettu valinta on ainoastaan lisämerkintä ostolaskun maksun tilasta.
Lisäkustannukset voivat olla esim. toimituskuluja. Voit valita, miten lisäkustannukset jaetaan ostolaskun tuotteiden kesken määrän/painon tai ostohinnan mukaan.
- Määrän/painon mukaan järjestelmä jakaa lisäkustannukset rivien mukaan vastaavasti riveillä olevien määrien mukaisesti
- Ostohinnan mukaan järjestelmä jakaa lisäkustannukset huomioiden tuotteiden ostohinnat eli ostohinnaltaan kalliimmalle tuotteelle lasketaan suhteessa korkeammat lisäkustannukset kuin edullisemmalle tuotteelle
Myös ostolaskuille voidaan lisätä tärkeitä tietoja Merkinnät kenttään.
Ulkomaankaupan Intrastat tilastomerkintöjen lisäysten perusteella voi Raporttigeneraattorilla luoda ostolaskuista Intrastat raporttipohjan.
