Tässä artikkelissa käsitellään ainoastaan taustajärjestelmässä tehtäviä Palautuksia/Hyvityslaskuja. Kassalla tehtävistä palautuksista löytyy ohje sivulta POS palautukset.
Tuotepalautukset tehdään aina hyvityslaskulla. Mikäli tuotetta ei voi enää asettaa takaisin myyntiin eli se on jollain tavalla viallinen, on tuotteelle/tuotteille erikseen luotava Poistokirjaus.
Hyvityslasku:
- Palauttaa tuotteen/tuotteet varastosaldoille
- Näkyy kustannusraportissa varaston kirjauspäivän eli dokumentin vahvistuspäivämäärän mukaan
- Luo aina negatiivisen myynnin, joka näkyy myyntiraporteissa dokumentin hyväksymisen päivämäärän mukaan
Hyvityslasku on suositeltavaa tehdä aina vasten alkuperäistä myyntidokumenttia, joka voi olla tyyppiä Lasku, Lasku-lähetyslista, Käteiskuitti. Kaikki dokumenttityypit tekevät hyvityslaskun hyväksynnän jälkeen automaattisesti tarvittavat sekä varasto- että myyntimerkinnät. Teknisesti on mahdollista, luoda dokumentti suoraan Hyvityslasku -tyyppiseksi, mutta emme suosittele sitä, koska se hankaloittaa varasto- ja myyntitapahtumien seurantaa.
Hyvityslaskun luonti:
Hyvityslaskun luonnin voi aloittaa useasta kohdasta, joista seuraavana kaksi eniten käytettyä.
Tapa 1:
Etsi Myyntimoduulista hyvitettävä dokumentti esim. numeron tai asiakkaan nimen jne. perusteella ja avaa se, klikkaa sivun alareunasta sinistä F4 -painiketta, josta valitse Laadi hyvityslasku:
Tapa 2:
Myynti -> Laskut -> vasemmalta suodatin Asiakirjan tyyppi esim. Lasku-lähetyslista -> listausnäkymässä rivin keltaisesta Lisää painikkeesta avautuu ikkuna, josta valitse Laadi hyvityslasku.
Näkymä siirtyy Hyvityslaskun valmisteluun:
Ennen dokumentin hyväksymistä voit muuttaa vasemmasta harmaasta palkista kaikkia dokumenttiin kohdistuvia lisätietoja, muuttaa hyvitettävien tuottein määriä ja/tai poistaa/päivittää hyvitettäviä tuotteita tai niiden hintoja eli tehdä niinsanotun osallisen hyvityksen, mikäli tuoterivejä ei millään tavoin muuteta kohdistuu hyvitykset kaikkiin alkuperäisen myynnin tuotteisiin:
TALLENNA (F7) valinnasta dokumentista luodaan luonnos ja se saa tilaksi valmisteilla, joten sen voi sulkea ja jatkaa käsittelyä myöhemmin, mutta huomio, että jo pelkkä tallennus lisää suoritusmerkinnät, joista kerrotaan jatkossa tarkemmin. Vasta sen jälkeen kun HYVÄKSY (F8) painike on klikattu saa dokumentti vahvistuksen sekä yksilöllisen järjestysnumeron, jonka lopussa on aina kirjain K, dokumentin tila on silloin valmis.
Hyvityslaskun suoritukset
Kun tilin ASETUKSET -> Yleiset asetukset -> Laskut ja myynti kohdassa ei ole aktivoitu valinta “Älä luo hyvitystä automaattisesti” järjestelmä luo automaattisesti yhden ylimääräisen positiivisen suoritusmerkinnän niille alkuperäisille dokumenteille, joilla on jo suoritumerkintä tallennettu. Dokumentteihin sidotut Suoritukset näkyvät aina sivun alareunan dollarin kuvakkeesta tai MYYNTI -> Suoritukset listauksesta, viimeistä löytyy myös ne suoritusmerinnät joita ei ole sidottu yhteenkään dokumenttiin.
Asiakkaan saldon korjaaminen
Edellä on maininta, että järjestelmä luo yhden ylimääräisen positiivisen suorituksen, kun hyvityslasku luodaan taustajärestelmässä, tilanne näkyy mm. Asiakkaan saldo -tiedoissa. Saldon voi yksikertaisesti oikaista poistamalla “ylimääräinen” positiivinen suoritus, joko alkuperäisen laskun Suoritukset ikkunan tai Suoritukset näkymän rivin oikeassa reunassa olevasta rastista.
Tilauksen peruminen
Tilaus varaa varastosaldot ja jos tilaukselle ei ole tallennettu suoritusmerkintää, voi tilauksen peruuttaa yksikertaisesti PERUUTA painikkeesta, joka vapauttaa saldojen varaukset.
Jos suoritusmerkintä on jo tallennettu tilaukselle, pitää tilaus viedä Lasku-lähetyslistalle ja sen kautta Hyvityslaskulle, suoritusmerkinnät on korjattava kuten edellä. Toinen, mutta monimutkaisempi tapa on viedä tilaus ensin Rahtikirjalle, joka puolestaan pitä viedä Laskulle ja sitä kautta Hyvityslaskulle.
Ennakkolaskun peruminen
Ennakkolaskua ei voi hyvittää suoraan ennakkolaskulta, järjestelmä ilmoittaa sivun yläreunassa:
Ennakkolasku varaa varastosaldot, kun sen luomisen yhteydessä on aktivoitu valinta “Varaa tuotteet”, mutta ennakkolasku ei muodosta myyntiä. Myös Ennakkolaskun voi perua PERUUTA painikkeesta, jolloin saldot vapautuvat varauksesta, mutta peruminen ei poista mahdollisia tallennettuja suoritusmerkintöjä, eli suoritukset pitää poistaa Ennakkolaskun dollarin kuvakkesta tai Myynti -> Suoritukset moduulista. Mikäli ennakkomaksun palautuksesta tarvitaan dokumentti- ja raporttitiedot, on Ennakkolasku aina vietävä joko Lasku-lähetyslistalle tai Rahtikirjan kautta Laskulle ja sen jälkeen Hyvityslaskulle kuten edellä.
UKK:
Voiko laskutyypille “Lasku” luoda hyvityslaskun?
- Kyllä, mutta koska Lasku muodostaa aina ainoastaan myyntiä eli tuotteelle ei tallennu lainkaan varastotapahtumaa (ts. tuotteet eivät poistu varastosaldoilta koskaan pelkällä Lasku dokumentilla). Ellei Laskua ei ole aluperin tehty Rahtikirjan perusteella ja Laskusta tehdään suoraan Hyvityslasku vääristyvät varastosaldot, koska tuotteet lisätään aina hyvityslaskulla automaatisesti saldoille.
- Helpoin tapa korjata saldot tilanteessa jossa Rahtikirjaa ei ole luotu ja Laskusta on jo hyväksytty Hyvityslasku tehty on yksikertaisesti tehdä ko. tuotteille Varastopoistokirjaukset
- On mahdollista, mutta ei kovin suositeltavaa, luoda ensimmäisenä "kopio" alkuperäisestä hyvitettävästä Laskusta ja muuttaa sen asiakirjatyyppi rahtikirjaksi ja vasta sen jälkeen viedä alkuperäinen Lasku Hyvityslaskulle. Tämä ei ole siksi suositeltavaa, että Laskun ja Rahtikirjan välille ei synny sidosta eli ne pysyvät erillisinä tapahtumina järjestelmässä.
Mitä teen, jos asiakas ei ole vielä maksanut laskua ja päättää peruuttaa ostoksen?
- Jos taustan lasku-lähetyslista on luotu ja vahvistettu, mutta sille ole lisätty suoritusmerkintää, riittää, että luot hyvityslaskun ja hyväkset sen. Muita toimenpiteitä ei tarvita, koska järjestelmä luo automaattisesti positiivisen suorituksen "hyvityslaskulla" sidottuna alkuperäiseen myyntidokumenttiin ja negatiivisen suorituksen hyvityslaskulle. Samalla myös palautetaan tuotteet varastosaldoille.
Mitä teen, jos asiakkaalle on hyvityslaskun laatimisen jälkeen syntynyt velka tai saldo, jota ei todellisuudessa ole olemassa?
- Ensin kannattaa tarkistaa asiakkaaseen liittyvät hyvityslaskut ja maksut. Usein poikkeama syntyy, koska alkuperäisessä laskussa ei ole negatiivista maksua (eli negatiivinen summa palautetaan asiakkaalle) tai sinne syötetty summa on virheellinen (esim. on suoritettu osittainen palautus x summassa, mutta alkuperäisen laskun kokonaissumma on palautettu väärin tai miinusmerkki on unohdettu). Toiseksi saat yleiskatsauksen asiakkaaseen liittyvistä maksuista avaamalla tietyn asiakaskortin tai asiakkaaseen liittyvän myyntitositeen ja napsauttamalla tositenumeron alla olevaa tekstiä (F4 -> Asiakkaan saldoraportti).
Mitä pitää tehdä, jos asiakas palauttaa vain yhden useista tuotteista?
- Hyvityslaskun voi aina tehdä ns. osallisena hyvityksenä. Poista hyvityslaskun luonnokselta ne tuoterivit, joita hyvitys ei koske ja muuta määrä vastaamaan hyvitettäviä määriä ennen hyväksymistä.
Miten toimin myyntipisteessä/kassalla tehtyjen palautusten kanssa?
- Jos kassamyynnin palautus tehdään myös suoraan kassalla, ei tarvita mitään erityisiä toimia tarvita ks. ohje POS palautukset. Siinä tapauksessa, kun kassan myynti eli dokumenttityyppi Käteiskuitti, kuitenkin halutaan palauttaa taustajärjestelmässä on toimittava samalla tavalla kuin hyvityslaskun kanssa (ohje edellä).