Jokainen varastosaldon vähentäminen (joka ei ole myyntiä) käsitellään Erplyssä varastotapahtumana nimeltä VARASTOPOISTO. Varastopoistoja on mahdollista tehdä usealla eri tavalla:
| VARASTO -> Varastopoistot / Poistokirjaukset -> Lisää /Uusi poistokirjaus |  |
| Tuotekortin INVENTAARIO välilehdellä määrän muutoksella. |  |
| Inventaariossa, kun laskennassa tallennettu määrä on vähemmän, kun tuotekortilla oleva määrä, tulee Inventointilistauksen hyväksymisen jälkeen poistojen hyväksymiseksi linkki -> Laadi poistolista |  |
| Kassan painikkeesta “Inventory Write-Off” |  |
Yhteistä kaikille poistotavoille on se, että varastotapahtuman päivämäärää, poistettujen kappaleiden määriä ja hintoja ei voi myöhemmin hyväksymisen jälkeen muuttaa. Kun käyttäjälllä on riittävästi oikeuksia, voi koko poistokirjausdokumentin poistaa, jolloin dokumentissa olevat tuotemäärät palautuvat automaattisesti varastosaldoille.
Varastopoistojen syykoodit
Varastopoistodokumenteille tallennetaan järjestelmässä automaattiseti jokin syykoodi eli peruste poistojen tekemiselle. Oletusasetuksilla järjestelmässä on valmiina neljä syykoodia, joita voi lisätä ja muokata rajoittamattomasti omien tarpeiden mukaan.
Huomio! Tuotekortin määrän muutoksessa muodostuvalle automaattiselle varastopoistolle ei voi muutoksen tallennuksen yhteydessä määrittää syykoodia, mutta sen voi muuttaa myöhemmin dokumentille, kun käyttäjällä on riittävästi oikeuksia tehdä muutos. Tallennuksess käytetään listan ensimmäisenä olevaa syykoodia.
ASETUKSET -> Kaikki asetukset -> Muut asetukset-> Poistoraportin tyyppi -> Lisää
Syykoodeja on mahdolista käyttää myös muissa tapahtumissa, kuin ainoastaan varastopoistoissa, kuten mm. kassalla alennusten antamisessa, käteistä sisään/ulos merkinnöissä, palatuksissa jne. voi syykoodeille tarvittaessa määrittää sen käytön rajoitukset vain tiettyyn toimintoon.
Kun esimerkiksi markkinoinnin ja henkilökunnan käyttöön on syykoodien käyttö kassalla rajoitettu ainoastaan varastopoistoihin, voi kassalla poiston tekemisessä valita vain jomman kumman näistä syistä.
Näin tekemällä voidaan tuote poistaa varastosaldoilta ilman, että myyntiä muodostuu, mutta tapahtumista saadaan myöhemmin omat raportit RAPORTIT -> Varastopoistot -> valitse tarvittavat suodattimet ja/tai syykoodi -> Avaa raportti -> Varastopoistot
