Asiakkaiden tuonti

ERPLY taustajärjestelmään on mahdollista tuoda asiakaslistoja ja toimittajalistoja.

Yleensä asiakkaiden määrä on niin suuri, että niiden manuaalinen tuonti järjestelmään vie paljon aikaa. Voit tuoda asiakaslistasi ERPLYyn cvs-tiedostolla.

"Asiakkaat" -> "Tuo asiakkaat TXT-tiedostosta" alta löydät yleiskatsauksen asiakaslistan tuomisesta:

"Tuo" alasvetovalikosta voit valita haluatko tuoda asiakkaita vai toimittajia.

Huom! Huomaa, että asiakkaiden/toimittajien tuontia ei ole mahdollista peruuttaa tai tehdä uudestaan. Jos teet tuonnin uudestaan, ilmestyvät kaikki tiedot tuplana järjestelmään. Asiakkaiden tuontia varten on suositeltavaa tehdä taulukot valmiiksi oikeilla sarakkeilla MS Office Excel- tai Open Office-ohjelmistossa, käyttäen vain yhtä taulukkoa.

Esimerkki import tiedostosta:

Tallentaessa Excel tiedostoa valitse:

"File" -> "Save AS" -> "Save as type" ja valitse "Unicode Text". Ohjelma kysyy sinulta seuraavaksi:

Vastaa siihen OK. Seuraavaksi ohjelma kysyy:

Vastaa tähän Yes.

Nyt uusi UTF-tiedosto on luotu.

Tätä tiedostoa ei tarvitse muuttaa tai avata,

Sinun ei tarvitse avata tiedostoa tai muokata sitä, vaan voit ladata sen heti ja aloittaa tuonnin.

Kun tallennat uutta tiedostoa, voit määrittää

Merkistö tulee määrittää "Unicode-16"-muotoon ja välierotin tulee olla "Tab".

Lopuksi valitse OK.

Tiedosto on nyt tuontia varten valmiissa muodossa.

Seuraavaksi tehtyyn tiedostoon täytyy kannattaa siirtää asiakkaan tuonti-lomakkeen tiedot ja kentät. Sitten tulee määrittää mitä tietoja missäkin sarakkeessa on. Esimerkiksi jos tiedoston ensimmäisessä sarakkeessa on yrityksen nimi, tulee yrityksen nimi määrittää myös tuontimoduulissa oikeaan kohtaan. Vain määritellyt sarakkeet otetaan huomioon tuontia tehtäessä. Jos B sarakkeessa on esimerkiksi tuotekoodi, mutta sitä ei ole määritelty ERPLY tuontimoduuliin, niin tuonnin yhteydessä B sarakkeeseen ei siirry mitään tietoja.

Toimittajien ja asiakkaiden tuonti tapahtuu erikseen, eli toimittajien ja asiakkaiden tiedot on oltava erillisissä taulukoissa.

Sama asiakas tai toimittaja voidaan tuoda vain kerran - ERPLY:ssä ei ole mahdollista tuonti ominaisuuden avulla päivittää olemassa olevia asiakkaita. Jos tuot samoilla nimillä asiakkaita, ne muodostuvat järjestelmään kaksinkertaisina.